El objetivo
es identificar los métodos y herramientas más comunes para el desarrollo de las
estructuras organizacionales a fin de que sirvan de apoyo para el óptimo
funcionamiento de la organización
Hablar del diseño organizacional tiene repercusiones verdaderamente
importantes, ya que el diseño parte de la estrategia del negocio que deseamos
desarrollar a futuro. El diseño radica en definir las áreas y los niveles que
deberán componer la organización, las interacciones de los mismos, sus
diferentes componentes, así como la manera en que se establecerán los roles y
puestos en general y las formas en que éstos serán valuados.
Tipos
de estructuras
Toda estrategia de cualquier organización
está sumamente cimentada, por ello hablaré sobre los diferentes tipos de
estructuras organizacionales.
El desarrollo estructural contribuye de
estas maneras a la articulación de los diferentes elementos organizacionales:
En primer lugar, permitiendo que se
establezcan líneas de interacción, mediante dependencias directas y
dependencias indirectas (staff).
En segundo lugar, creando comités o
equipos interdisciplinarios formales y permanentes cuya influencia afecte a
varios departamentos.
En tercer lugar, formando estructuras de
tipo matricial.
¿Qué
son las líneas de dependencias directas? Son las que muestran
con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos,
sus relaciones están representadas con líneas continuas. En contraposición con
las dependencias indirectas (staff), las cuales se crean cuando el ocupante de
un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento especializado con
otro puesto o grupo de puestos, manteniendo con ellos una relación de autoridad
técnica, sin ser su jefe directo, sus relaciones están representadas con líneas
punteadas.
Expuesto todo lo anterior daré a conocer
los diferentes niveles organizacionales.
En la actualidad las empresas han optado
por crear estructuras organizacionales planas:
Sus características radican en que:
-La totalidad de la estructura consta,
de tres niveles: operativo, gerencial y directivo. En algunos se incluye (alta
dirección).
- Se desarrolla una
amplia labor de capacitación y delegación de autoridad en el nivel operativo,
para suprimir la supervisión.
- Los grupos son
habilitados como equipos autogestivos, es decir, capaces de dirigirse y
administrarse por sí mismos.
-El rol gerencial se asemeja al del
director técnico pues tiene que establecer contacto, y orientar, retar a las personas como estrategia de motivación.
Si analizamos los motivos que influyen
en la creación de estructuras con numerosos niveles, es probable que la
determinación de los altos directivos para definidas así se deba más a su
necesidad de lidiar con el miedo de ser poco significativos para el resto de
las personas, que a necesidades reales del trabajo.
Existen diseños organizacionales que
provocan frustración entre los integrantes de la empresa, pues establecen obstáculos
para la interacción. Los departamentos altamente especializados, las áreas de
servicio con demasiados o insuficientes puestos y los departamentos con
funciones altamente segmentadas son ejemplos de ello.
Las estructuras en forma de pirámide con vértice muy agudo de
(triangulo isósceles) ofrecen oportunidades casi nulas de desarrollo
interno, ya que estas provocan alta rotación de personal y falta de motivación.
En cambio las estructuras de tipo
trapezoidales, generan mayores alternativas de desarrollo, ya que
multiplican las oportunidades de alcanzar un puesto superior.
El diseño de las estructuras debe
contemplar también la repartición de los roles.
Estos roles nunca se presentan en forma
pura, ya que cualquier puesto posee siempre una combinación de los cuatro.
Así, las decisiones tomadas desde el
enfoque de productor (P) tienden generalmente a apoyar a la organización en su
funcionamiento implementando su
eficiencia a corto plazo. Las decisiones
desde el rol administrador (A) ayudan a sistematizar las acciones y los procedimientos
institucionales, mejorando su eficiencia a corto plazo. Las que corresponden al
rol creativo (C) influyen a largo plazo, aumentando la eficiencia de la
organización al tomarla preferentemente proactiva. Por último, las decisiones
en el rol integrador (I) se verifican también a largo plazo y le dan a la
institución la característica de volverse orgánica, lo cual repercutirá favorablemente
en su eficiencia.
Un factor importante que se debe de
tomar en cuenta en el diseño de estructuras es la madurez organizacional de la
empresa. Ya que esta no depende de los años de funcionamiento, sino en la
manera en que logra conjuntar flexibilidad y una tendencia a establecer
controles y mecanismos de normatividad.
Toda empresa pasa por etapas de desarrollo:
Nacimiento: Tienden a hacer flexibles y
orientadas al logro de resultados, ganancias y conseguir clientes.
La adolescencia: intentos de establecer
cierta normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso.
Ninguna de estas etapas anteriores es
deseable para la organización.
Tener una buena estructura
organizacional significa que los puestos deberían de estar en función de las
cargas de trabajo, aunque en la actualidad las empresas están optando por la multifuncionalidad,
es decir, por lograr que los ocupantes de un puesto conozcan lo que compete al mismo y a los de sus
colegas de departamento.
Uno de los puntos negativos de la mala estructuración
de las cargas de trabajo, es que el
exceso de trabajo deteriora el ambiente en las organizaciones y de igual manera
cargas pobres de trabajo, por ello hay que buscar el equilibrio: implementando
horarios de trabajo flexibles y escalonar horarios.
Para determinar la carga de trabajo de
los empleados, se utiliza la descripción de puestos para definir qué es lo que se espera
de una persona que es contratada para realizar determinada función, así
mismo se utilizan los marcos organizacionales para determinar lo que se espera
de los diferentes puestos de una organización.
Y es así que por último expondré lo que
es valuación de puestos, ésta consiste en
identificar las características
de las tareas que se exigen al mismo con la finalidad de determinar cuánto
es el pago que corresponde a ellas.
Dado esto puedo decir que al fin y al
cabo se utiliza la valuación de puestos con la finalidad de lograr la
precisión y confiabilidad en las
prácticas de remuneración a los empleados frente al mercado en que compite la empresa y en virtud del
talento humano que requieren los resultados planteados en su estrategia de
negocios.
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